インタビュー　どうする!?　中小企業のDX戦略

「DX」という言葉が様々な場面でクローズアップされるなか、とくに中小の住宅事業者からは「何から手を付ければいいのか分からない」という声も聞かれる。

また、「DX」と称してITツールの導入が目的化してしまっているケースも見られ、「何のためのDXなのか」という点が曖昧になってきている。中小企業の業務改善や生産性向上を支援するワクフリの髙島卓也代表取締役に、DXに取り組む際に注意する点などを聞いた。

まずは経営者が業務全体のフローを把握し、問題点を明らかにする

―コロナ禍の影響もあり、業務の改善や効率化に取り組む中小企業も増えてきているのではないでしょうか。

弊社では、中小企業の業務改善から生産性を上げて力を付けていくことをお手伝いしていますが、問題や課題を抱えつつも、なかなか変革に着手できない企業も多いようです。変革できない大きな要因が、社内で声が大きい人ほど社歴が長く、「これまでもこれでやって来た」という意識が強い点。

若い社員が会社を変えるために意見を出してもなかなか通らない。社歴が長い社員の経験やノウハウを全て否定するわけではありません。変わらざるを得ない状況になった時、どうしても社歴が長く、声が大きい方々が会社の変革にブレーキをかけてしまうようです。

とは言っても、コロナ禍の影響もあり、業務変革の必要性を感じている経営者は増えているのではないでしょうか。そうした状況下でDXという言葉を知り、ITツールの導入を検討する経営者も増えているようです。

―中小企業がDXに取り組む際に注意すべき点はありますか。

紙が多いとか、業務が属人化しているといった課題に対して、なんとなくITを導入してなんとかしようと考える会社も多いと思います。しかし、そういうDXはなかなか上手くいかないでしょう。

例えば、建設現場の勤怠管理をするためのクラウド型のツールを導入し、ひと安心と思っても、その後の業務フローまで考慮しなければ、本当の意味での効率化は図れません。ツールを導入したおかげで、確かに現場での勤怠管理は楽になったが、その情報を給与計算に反映する段階でこれまで通り別のソフトに数値を再入力していたら、意味がない。また、給与計算までは勤怠管理の担当者が行っていたが、それを会計ソフトに反映させているのが別の担当者だったとなると、異なる担当者間で連携が取れているのかといった問題も出てきます。

勤怠管理のためのツールを導入したことで、他の社員が今までとは異なることを行う必要が生じた場合、給与計算の担当者だけがお願いしていても徹底されないという問題もあります。

IT導入を検討する前に、まずは経営者が全ての業務フローを把握し、本当の問題がどこにあるかを確認しなければいけません。意外と経営者は誰が、どのように業務を進めているのかを全て把握していない。なかには一人の社員に業務が集中しており、その社員がいなくなったら大変なことになるという状況の会社もありますが、経営者がそのことを把握していないことも多いです。

ITツールなどを導入しDXに取り組み前に、経営者が全体の業務フローを把握し、問題点を抽出しながら業務の標準化を進めていくべきなのです。この業務の標準化が出来ていないのに、ITツールを導入しても大きな効果は見込めないでしょう。

初めから100％ではなく、出来るところから始めてみる

―ITツールを導入する前にやるべきことがあるということですか。

そうですね。「うちはやり方は特殊だから」と言って、高価なオリジナルのパッケージシステムを導入した結果、投資額のわりにはあまり効果が得られなかったという事例も少なくありません。

―ツールを選択する際の注意点は。

一番は誰でも簡単に使えるツールを選ぶということではないでしょうか。あとは繰り返しになりますが、いきなり高価なシステムを導入する必要はありません。高価なパッケージシステムは様々な機能を備えているのですが、そのことが逆に使い難くする場合もあります。初めてツールに触れる人にとっては、ハードルが高くなってしまうのです。

それであれば、無理せずに安価なクラウド型のツールから導入した方がよいのではないでしょうか。

―どうせ導入するなら全ての業務を包括するような総合システムを選んでしまいそうですが。

特定の業務に特化したツールをバラバラのシステムを導入した結果、結局はデータを再入力しなくてはいけないという状況になることを心配しているのでしょうが、最近ではクラウド型のツールでもAPI連携によって、異なるシステムとの連携も楽になっています。既に導入しているツールと連携できるものを選択していけば、パッケージツールと変わらない機能をもたせることは可能です。

また、パッケージツールの場合、ひとつの機能だけを新しくすることが難しい場合もあります。例えば、スケジュール管理を行う機能について、導入済みのツールよりも優れているものが開発されたとします。パッケージソフトの場合、スケジュール管理機能だけを新しいものに変えるということは難しい。

結局、全ツールをバージョンアップするためのコストが必要になる場合もあるのです。個別業務に特化したツールをAPI連携させていれば、スケジュール管理のためのツールだけを変更することが容易に行えます。例えるなら部品を簡単に取り換えることができるような、柔軟性があるシステムを構築できるというわけです。

―クラウド型のツールのおかげで、中小企業でもDXに取り組みやすい環境になってきていると。

そうですね。ただし、絶えずシステムの管理を行う人材は必要だと思います。それぞれのツールを忘れずにバージョンアップしたり、IDやパスワードなどを一元的に管理することなどが必要になりますから。社内に専門の人材を置くことができないのであれば、その部分をアウトソーシングすることも検討するべきではないでしょうか。

外部の人材の活用も　社員を動かす将来ビジョンを明確に

―誰が導入したシステムの面倒を見ていくかということですね。

今の状況ではIT人材を中小企業が雇用することは現実的ではないと思います。それであれば、管理部分を外部に任せるべきではないでしょうか。クラウド型のツールを使っていれば、基本的にはどこにても管理はできるので、アウトソーシングしやすいと思います。

ただし、IT関連の人に管理をお願いすると、専門用語などが飛び交い、何を言っているのか分からないということもあります。その点にも注意しながら外部に委託することを考えてみてはどうでしょうか。

―建設業や工務店特有の問題もあるのではないでしょうか。

建設業や工務店に限ると、職人の方々に気を使いすぎて変革できないというケースも散見されます。変に新しいことを始めてしまうと、職人が逃げてしまうのではないか…。そういう不安感があるようですね。その場合、まずは社内の業務改善を進めていけばいいのです。できる部分から手を付けていくこということも大事だと思いますよ。いきなり100％を目指そうとせずに、出来ることからスタートさせるべきなのです。

―ITツール導入しても社員になかなか浸透しないということもありますが。

「業務時間が30分減る」というだけでは、社員は新しいことはやりたがらいないでしょう。「業務時間が30分減って、なおかつ給与もこれだけ上がります」ということを経営者は示さないといけない。社員は会社のために働いているというよりは、給与を得て生活を維持するための仕事をしているのですから。

そして、そのためには明確な将来的なビジョンを示すことも検討すべきです。何年後に売上げをいくらにし、給与水準をここまで引き上げる。そのためには生産性を高める必要があるので、DXに取り組む。そういったビジョンに基づきながら業務を標準化していき、必要であればITツールを導入していく。本当の意味でのDXとは、そういうものなのではないでしょうか。

中小企業では、１人の社員が様々な業務を兼務していることが多いようです。しかも先述したように特定の社員の方に過度に業務が集中していることが多々あります。例えば、営業の担当者が他の業務も兼務していると、自ずと営業活動に避ける時間も減っていきます。業務効率を上げて、営業に集中できるような環境を創造することで、営業成績があがり、会社にとってもプラスになります。

―最後にこれからDXに取り組もうとしている中小企業にメッセージはありますか。

繰り返しになりますが、ITツールを導入することがDXではありません。まずは既存の業務フローを見直し、生産性の向上を妨げている要因を抽出し、それを解消するための方策を考えていく。こうした取り組みを通じて業務を標準化し、必要に応じてITツールを導入する。さらに言えば、導入したITツールから得た情報を分析し、さらなる業務改善を図っていく。それによって本当の意味でのDXの効果を得られるのではないでしょうか。