簡単・シンプルな機能で直感的に使いやすく業務効率を改善

施工管理業務の効率化を目指したDXによるサービスはいくつもある。使いこなせれば業務効率は格段に上がるが、豊富な機能をフル活用できているケースはまだまだ少数という。多機能ゆえに導入コストもアップするため、結果的に利用できる人数を絞り込み、DX導入にムラができてしまうことも。こうした建設・建築業界のDXにかかわる課題を正面から解決するために登場したのが現場情報共有ツール「SITE」だ。

「SITE」の機能は①チャット②スケジュール③案件管理──の3つに絞っており、非常にシンプル。現場での業務効率を向上させるためには、まずは現場で作業する職人に活用してもらうことが何よりも重要だ。その点、SITEは機能がシンプルなうえに、機能の①と②は無料でサービスを利用できるようにした。専用アプリ「SITEチャット」と「SITEスケジュール」をダウンロードするだけで、すぐに利用することが可能だ。操作も簡単で、DXの効果をすぐに感じることができる。

費用は③の案件管理を利用する有料プランにより発生するが、利用料金は月額一人当たり450円とリーズナブル。初期費用は完全無料で、利用人数分のランニングコストだけでサービスが利用できるのがポイントだ。

有料プランは5人以上からの利用となるが、無料アプリユーザー100人までと連携できるのが大きなメリット。自社社員や協力会社などと有料サービスを共有して、チームワークのよい組織づくりを実現できる。

業務専用のチャットアプリで現調から現場写真の撮影まで

専用アプリ「SITEチャット」は、管理者側が職人を招待し、職人が自分のスマホにアプリをダウンロードするだけで準備は完了。このチャットアプリによる情報共有のベースが、業務のいたるところで発揮される。

まずは見積もり段階での現場調査。受注につながる上での重要な作業だ。現場にいるのは職人だけ。職人は現場の状況をスマホカメラに映し出しさえすれば、現場状況が共有できるため、遠隔にいる管理者は、このビデオチャットを頼りに、現場にいる職人に確認箇所を指示できる。
仕事の受注ができたら次に待つ業務は、管理者と職人との間で行う図面のやり取りだ。

「SITE」内の機能を使って図面を保存すれば、最新版に上書きされる。古い図面と変わった点もコメント機能を使えば、一目瞭然。作業直前に最新の図面をダウンロードするため、古い図面を使った作業や、管理者側の送り漏れなどを防げるため、手戻りを減らすことができる。

案件管理で残業時間を半分に圧縮

管理者は複数現場をかけもつため、現場で職人に写真を撮ってもらうことも多い。職人が撮った写真をスマホの「LINE」で管理者へ送るケースが少なくないという。ところが職人も複数の現場を持っている。複数個所の写真を、「LINE」を通じて行うと、受け取った管理者側は案件ごとの写真整理に追われてしまう。中には送ってもらった写真の現場が分からず、職人に尋ねることもあるという。

ここで重要な役割を果たすのが、有料版だけに搭載している案件管理だ。管理者側は、PC上で案件ごとのフォルダを立ち上げ、関係する職人をメンバー登録すると、職人などの「SITEチャット」に自動的にフォルダが立ち上がる。職人は、案件ごとに立ち上がったチャットから写真を送信すると、管理者側の案件ごとのフォルダに写真が自動的に格納されるため、写真整理が不要になる。導入後、残業時間が半分に減った事業者もあるという。図面も案件ごとに管理できる。

また、1つの案件ごとに関係者を登録しプロジェクトの作成ができ、把握するのが楽になるため、案件ごとのマネジメントがスムーズに。

顧客情報を共有し、次の営業やアフターフォローの機会を漏れなくするなど、施工管理だけでなく、顧客管理まで一括してできるため、「SITE」が社員全員の“秘書”としても活躍する。

職人の作業スケジュールを共有、リスクヘッジの役割も

「SITEスケジュール」では、自社社員や、協力会社、現場の関係者と同じスケジュールを共有できる。使い方は非常にシンプル。職人がスマホを使って自分のスケジュールを登録すれば、自分の作業予定がメンバー全員に共有される。職人個々人でスケジュール管理をさせている事業者は、次の仕事を振り分けるために、各職人に電話でスケジュールを確認するところもあり、業務効率が落ちる。こうした課題を抱える事業者にとっては「SITEスケジュール」は業務改善のための最良のツールである。短期間で行く現場が変わる職人にとっても、このカレンダーさえ見れば、次の現場が分かるため、作業に集中できる。

そして現場・管理責任者も全体の動きを把握することができるようになり、現場管理の全体像を見通すことが可能となる。また、案件の関わり件数がひとめでわかるため、一人に仕事が偏るようなことも防ぐことができる。小規模な事業者の場合、万が一、現場管理者が対応できなくなった場合、総務や営業も情報共有できるなどリスクヘッジとしての機能も期待できる。

「SITE」が目指すのは、職人も使い勝手の良い、現場の情報共有ツール。今後、オプションで黒板アプリの追加や工程表の連携を行う予定だ。電話やオンラインで問い合わせがあると、「SITE」の内容を説明した上で、まずは無料の「SITEチャット」や「SITEスケジュール」を使ってもらう。その上で「利用を協力会社にまで広げたい」などの相談があれば、別途説明会を設ける。「SITE」のカスタマイズも可能だ。シンプルな作りのため、あえて定期的な説明会は設けていない。

スマホアプリで簡単に操作ができるため、職人も面倒がらずに利用する。「SITE」を2、3ヶ月使い続けることで、利用者の9割以上が生産性向上を実感しているという。低コストで使いやすい現場情報共有ツール「SITE」は、人手不足の建設・建築業界の業務効率の改善に導いてくれる。

利用者の声①「決め手は、シンプルなUIとサポート体制」

ディアナイズム（内装工事、建築工事）

利用者の声②「全員の動きが一目で分かり、予定調整が一気に楽に」

サンユウ通信工業（電気通信工事・電気工事・消防施設工事）

利用者の声③「現場や出張先からの連絡の手間や時間が大幅に削減」

アクア技研（水処理装置の設計・施工・コンサルティング）