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受注獲得のための情報共有システム コミュニケーションで業務を円滑化

システムサポート「建て役者」

「My ホーム」を見ると、自分のやるべきことがすぐに分かる。

ポータルサイトでニュースを確認するようにやるべきことを把握

住宅会社が成長を遂げるなかで、情報共有という壁にぶつかることがある。

受注棟数が少ない段階では、属人的な業務フローの方が効率的なケースもあり、個人が顧客情報などを抱え込み、会社の資産になっていないことが多い。

しかし、成長に伴い受注棟数や管理顧客が増えてくると、個人ではなく全社的な仕組みとして顧客管理を行う必要性が生じてくる。

その際に情報共有のための基盤が確立されていないと、成長に急ブレーキがかかる懸念さえあるのだ。

システムサポートの「建て役者」は、受注獲得のための顧客管理を実現できる一元管理システム。顧客情報を中心として必要な情報を社内で共有することができ、コミュニケーションを核として全ての業務の円滑化を促す。

「建て役者」を導入した住宅会社の社員は、毎日、「Myホーム」というページを確認すれば、やるべきことが分かる仕組みになっている。

一元管理された顧客情報をもとにして、例えばその日の上棟予定などの業務情報が共有される。

ヤフーやGoogleのようなポータルサイトで、自分が興味のあるニュースを確認してから仕事を始めるような感覚だ。

「Myホーム」で自分に必要な情報を確認すると、そこを入り口として各案件の進行状況や入金状況といった詳細情報にアクセスできる。

また、アラート機能でやるべきことを知らせる機能も備えている。例えば、見積りを提出してから1カ月経っても情報が更新されていない顧客について、アクションをするように促すためにアラートを通知するというわけだ。

どのようなタイミングでアラートを出すかは事前の設定で決めることができ、「見積り提出から3週間以内に追客活動をすること」といった社内ルールの明確化にもつながる。

また、部署や個人を特定し情報を発信することもできる。

こうした機能を活用することで、受注機会の消失を抑制できるというわけだ。

「人」ではなく「仕組み」で受注を得る

顧客情報については、基本的な情報だけでなく打ち合わせ時の些細な情報まで記入できる。キーワードと顧客情報を紐づけすることもでき、イベント開催時などにDM送付の対象になるOB顧客を検索機能で簡単に抽出することも可能だ。

見込み客の状態から契約までの商談状況も一元管理でき、上長が各営業担当者の状況を見ながらアドバイスを行うといったことに活用できる。

見込み客の状態から情報を全社で共有することで、「実は社内に知り合いがいた」といったことが分かり、契約に至るケースも少なくないという。

工程管理機能はシンプルなものになっており、直感的に操作できるよう配慮。アラーム機能で予定日が近いことや超過した予定を知らせることも可能だ。

その他にも、見積登録機能や実行予算管理、発注管理、アフター管理など住宅会社の業務全般をカバーする機能を取り揃えている。

「建て役者」が選ばれる3つのポイント

柔軟なカスタマイズ性で
永く使えるシステム

業務や経営方針の変化に「カスタマイズ」という形で柔軟に対応。一度導入すると永く利用できるシステムとなっている。

※1 過去15年間の継続利用率(1年毎)平均値(2020年4月実績)
※2 2005年~2014年契約ユーザーの平均継続年数(2020年4月実績)
※3 顧客満足度アンケート調査結果(2017年5月実績)

専門性が高い技術集団による
業界屈指の技術力

本社のある石川県金沢市で自社開発を行っており、建築業界特化の一元管理システムとして長年変わらない体制でどんな要望にも応えられる技術とノウハウを提供している。

※4 2021年7月時点
※5 カスタマイズをして利用しているユーザー割合(2020年4月実績)

安心安全のセキュリティ体制

大切なデータを安心安全に管理するためには、データセンターのセキュリティだけではなく、提供元のしっかりとしたコンプライアンス遵守、安定した企業基盤が必要。

100社100通りのニーズに対応
LINE WORKSとも連携

「建て役者」のもうひとつの特徴が、柔軟なカスタマイズ性。
基本機能だけでなく、それぞれの会社の業務フローなどに応じてカスタマイズを行う。
専門性の高い技術者集団によりシステムを自社開発しているという強みを生かし、100社100通りのニーズに対応する。

一方で「ライトプラン」として、機能を絞った形で安価にサービスを利用するメニューも揃えている。
オプションの豊富さも魅力のひとつ。「建て役者」で管理している顧客情報と連動して自動でマッピングを行う「pinMap」や、登録した予定が自動で顧客情報と連動するスケジュールオプション、さらには電子受発注のためのオプションなどがある。

LINE WORKSとの連携も図れる。LINE WORKSの画面から「建て役者」の顧客情報を確認できる。商談の状況もLINE WORKSから「建て役者」に登録できるほか、LINE WORKSにプッシュ通知することも可能。

アフターサービスの場面では、点検予定日などをLINE WORKSでプッシュ通知するように設定するという使い方もできる。

「建て役者」は、全社で情報を共有することで社内のコミュニケーションをスムーズにする潤滑油としての機能を果たす。

加えて、「人」ではなく、全社的な「仕組み」で受注を獲得し、施工を円滑に進め、漏れのないアフターサービスを実現するためのシステムでもある。住宅ビジネスの場合、人に顧客がつくことが多々ある。そのことが良い方向に向かうこともあるが、例えばトップセールスマンが退社し、受注が大幅に減ってしまったという話を聞くことも多い。
継続的な成長を望むのであれば、どこかで「人」から「仕組み」に転換する必要があり、「建て役者」の導入がその機会をもたらしそうだ。


「建て役者」の基本性能

顧客とのリレーション管理

顧客の基本情報はもちろん、商談や工事履歴等を一元管理。キーワード機能を活用することで、イベント時の効果的なDM作成やリピート需要発掘に役立つ。

商談状況を確認

見込み客の引合発生から契約までの商談状況を管理することができる。Myホームの引合状況では商談中の案件一覧が表示される。

契約内容を部門間でスムーズ連携

承認された見積りデータを基に契約書を作成。受注登録と同時に工事部門で管理する機能に新着工事として表示されるため、スムーズに工事部門へ引き継がれる。

状況を見える化

「Myホーム」と呼ばれるポータル機能では利用者に関連した情報を一括表示。各案件の進行状況や入金状況などをアラームとともに確認できる。

見積と実行予算の連動で効率的

見積時の予定原価が実行予算として転記され、入力の手間が大幅に軽減される。さらに、承認機能により着工時の予定粗利などチェックを受けてから発注業務へ移る。

シンプルな工程管理

ガントチャート形式の日程表をマウス操作で直感的に作成することができる。アラーム機能により予定日間近または超過した予定をお知らせすることも可能。

原価管理でミスをなくす

顧客にすべての情報が紐づいているので、見積時の予定原価や実際原価等、「工事台帳」や「原価管理台帳」ですべての管理が可能。

検索データはExcel出力可能

「建て役者」に登録している情報は、必要に応じて検索が可能。さらに検索結果はExcelで出力されるので、2次活用が可能。

定期点検やアフター対応を確実に

点検予定を登録することにより、Myホームで予定間近の点検予定をお知らせ。検索機能を使えば訪問リストの作成も可能。

蓄積されたデータを
リアルタイムに集計

「建て役者」に蓄積されたデータはグラフ機能で可視化できる。新規顧客の情報源別の流入数や、引合の前年比、工事種別ごとの契約規模、部位別の工事依頼集計など、役立つ情報をリアルタイムに集計する。


株式会社システムサポート
〒920-0853 石川県金沢市本町1-5-2 リファーレ9F
TEL 076-265-5081(プロダクトサービス事業部 東京/大阪/金沢)
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ハウジング・トリビューンVol.628(2021年19号)

特集:

住産業はどう対応する?

社会が大きく変わりつつある。
環境対策は待ったなしの緊急課題で、脱炭素社会の実現に向けた取り組みが急展開している。
少子高齢化は、わが国の人口構成を大きく変え、これまでになかった社会を迎えつつある。
また、地震や台風などの自然災害の激甚化・頻発化は気候変動への対策とあわせ、その対策が強く進められつつある。
さらにコロナ禍は、働き方改革やデジタル化を好むと好まざるとにかかわらず、強制的に進めることになった。
こうしたなかで人々の暮らしも変わりつつある。
生活を支える住産業は、こうした変化にどのように対応していくのか──。
各省庁がまとめた白書をベースに、さまざまなデータを紐解いた。

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