受注獲得のための情報共有システム　コミュニケーションで業務を円滑化

システムサポート「建て役者」

Housing Tribune 編集部

この記事をブックマーク

ポータルサイトでニュースを確認するようにやるべきことを把握

住宅会社が成長を遂げるなかで、情報共有という壁にぶつかることがある。

受注棟数が少ない段階では、属人的な業務フローの方が効率的なケースもあり、個人が顧客情報などを抱え込み、会社の資産になっていないことが多い。

しかし、成長に伴い受注棟数や管理顧客が増えてくると、個人ではなく全社的な仕組みとして顧客管理を行う必要性が生じてくる。

その際に情報共有のための基盤が確立されていないと、成長に急ブレーキがかかる懸念さえあるのだ。

システムサポートの「建て役者」は、受注獲得のための顧客管理を実現できる一元管理システム。顧客情報を中心として必要な情報を社内で共有することができ、コミュニケーションを核として全ての業務の円滑化を促す。

「建て役者」を導入した住宅会社の社員は、毎日、「Myホーム」というページを確認すれば、やるべきことが分かる仕組みになっている。

一元管理された顧客情報をもとにして、例えばその日の上棟予定などの業務情報が共有される。

ヤフーやGoogleのようなポータルサイトで、自分が興味のあるニュースを確認してから仕事を始めるような感覚だ。

「Myホーム」で自分に必要な情報を確認すると、そこを入り口として各案件の進行状況や入金状況といった詳細情報にアクセスできる。

また、アラート機能でやるべきことを知らせる機能も備えている。例えば、見積りを提出してから1カ月経っても情報が更新されていない顧客について、アクションをするように促すためにアラートを通知するというわけだ。

どのようなタイミングでアラートを出すかは事前の設定で決めることができ、「見積り提出から3週間以内に追客活動をすること」といった社内ルールの明確化にもつながる。

また、部署や個人を特定し情報を発信することもできる。

こうした機能を活用することで、受注機会の消失を抑制できるというわけだ。

「人」ではなく「仕組み」で受注を得る

顧客情報については、基本的な情報だけでなく打ち合わせ時の些細な情報まで記入できる。キーワードと顧客情報を紐づけすることもでき、イベント開催時などにDM送付の対象になるOB顧客を検索機能で簡単に抽出することも可能だ。

見込み客の状態から契約までの商談状況も一元管理でき、上長が各営業担当者の状況を見ながらアドバイスを行うといったことに活用できる。

見込み客の状態から情報を全社で共有することで、「実は社内に知り合いがいた」といったことが分かり、契約に至るケースも少なくないという。

工程管理機能はシンプルなものになっており、直感的に操作できるよう配慮。アラーム機能で予定日が近いことや超過した予定を知らせることも可能だ。

その他にも、見積登録機能や実行予算管理、発注管理、アフター管理など住宅会社の業務全般をカバーする機能を取り揃えている。

「建て役者」が選ばれる3つのポイント

柔軟なカスタマイズ性で
永く使えるシステム

業務や経営方針の変化に「カスタマイズ」という形で柔軟に対応。一度導入すると永く利用できるシステムとなっている。

※1　過去15年間の継続利用率（1年毎）平均値（2020年4月実績）
※2　2005年～2014年契約ユーザーの平均継続年数（2020年4月実績）
※3　顧客満足度アンケート調査結果（2017年5月実績）

専門性が高い技術集団による
業界屈指の技術力

本社のある石川県金沢市で自社開発を行っており、建築業界特化の一元管理システムとして長年変わらない体制でどんな要望にも応えられる技術とノウハウを提供している。

※4　2021年7月時点
※5　カスタマイズをして利用しているユーザー割合（2020年4月実績）

安心安全のセキュリティ体制

大切なデータを安心安全に管理するためには、データセンターのセキュリティだけではなく、提供元のしっかりとしたコンプライアンス遵守、安定した企業基盤が必要。

100社100通りのニーズに対応
LINE WORKSとも連携

「建て役者」のもうひとつの特徴が、柔軟なカスタマイズ性。
基本機能だけでなく、それぞれの会社の業務フローなどに応じてカスタマイズを行う。
専門性の高い技術者集団によりシステムを自社開発しているという強みを生かし、100社100通りのニーズに対応する。

一方で「ライトプラン」として、機能を絞った形で安価にサービスを利用するメニューも揃えている。
オプションの豊富さも魅力のひとつ。「建て役者」で管理している顧客情報と連動して自動でマッピングを行う「pinMap」や、登録した予定が自動で顧客情報と連動するスケジュールオプション、さらには電子受発注のためのオプションなどがある。

LINE WORKSとの連携も図れる。LINE WORKSの画面から「建て役者」の顧客情報を確認できる。商談の状況もLINE WORKSから「建て役者」に登録できるほか、LINE WORKSにプッシュ通知することも可能。

アフターサービスの場面では、点検予定日などをLINE WORKSでプッシュ通知するように設定するという使い方もできる。

「建て役者」は、全社で情報を共有することで社内のコミュニケーションをスムーズにする潤滑油としての機能を果たす。

加えて、「人」ではなく、全社的な「仕組み」で受注を獲得し、施工を円滑に進め、漏れのないアフターサービスを実現するためのシステムでもある。住宅ビジネスの場合、人に顧客がつくことが多々ある。そのことが良い方向に向かうこともあるが、例えばトップセールスマンが退社し、受注が大幅に減ってしまったという話を聞くことも多い。
継続的な成長を望むのであれば、どこかで「人」から「仕組み」に転換する必要があり、「建て役者」の導入がその機会をもたらしそうだ。