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「住宅マネージャー」で情報プラットフォーム構築 全業務のムリ・ムラ・ムダを排除

株式会社KSK

KSKの住宅建設業向け統合管理システム「住宅マネージャー」は、住宅ビジネスに関する全業務のムリ・ムラ・ムダを排除するための情報プラットフォームを構築するための基幹システムだ。同社では、30年以上にわたり住宅ビジネスを支える基幹システムを提供しており、この分野では豊富な実績とノウハウを備えている。

住宅マネージャーは、2018年に全面的なリニューアルを行い、新たにパッケージシステムとして生まれ変わった。リニューアルによって、注文住宅、分譲住宅、リフォームなど、あらゆる事業形態にひとつのシステムで対応できるようになり、新ビジネスの立ち上げに伴い追加のシステム投資が必要になるということもない。

住宅マネージャーでカバーできる業務領域

あらゆる業務をカバー
他のシステムとの連携も容易に

「住宅マネージャー」は、ひとつのシステムで、仕入土地管理から契約、発注、工程管理、アフターサービスなど、あらゆる業務の情報を一元管理することが可能。この点こそが、情報プラットフォームと呼ばれる所以だ。

1棟分の必要な情報を、営業や設計、工務、経理、アフターサポートといった各部門の担当者が別々のシステムで管理するのではなく、住宅マネージャー上に全ての情報を集約し、一元的な管理を行っていく。

これにより、再入力による生産性の低下という「ムダ」、部門間での情報共有が進まず誤情報の伝達と未伝達が発生してしまう「ムラ」、部門をまたいだ必要な情報検索に時間がかかるという「ムリ」を排除できる。加えて、会計システムやCAD、施工管理アプリといった他システムとの連携も容易に行うことができ、既に導入しているシステムをそのまま使用し続けることが可能だ。

モバイルアプリを活用することもでき、現場監督が現場に行くことなく施工状況を写真で確認したり、施工業者とコミュニケーションをとったりという作業を、二重入力を行うことなく「住宅マネージャー」上で管理できるようになる。

電子受発注のための機能も備えている。民法改正に対応した電子受発注に準拠しており、住宅業界の造詣が深い弁護士が監修した契約書のひな型も用意。電子受発注を導入することで、発注・請求業務の大幅な合理化が行えるだけでなく、協力業者の印紙負担を軽減することにもつながる。

幅広いビジネスモデルに対応

注文・建売・売建・リフォーム・リノベーションなどの様々なビジネスに対応でき、新たなシステム投資も不要。

ダッシュボード機能で
スケジュールやプロジェクトの進捗状況を可視化

業務の進捗状況やスケジュール、各プロジェクト・部門ごとのお知らせ、さらには全社的なお知らせなどが一目で分かるダッシュボード機能を搭載し-

①各部門のプロセスVM(可視化)による状況把握と指示徹底

②スケジュール含めた共有事項の漏れ防止による伝達ミス撲滅

③ワークフロー承認状況確認とスピーディーな承認

などが可能に。

外部システムとも連携可能
二重入力の手間も削減

会計システム、電子受発注システムなどの外部システムともシームレスに連携可能で、二重入力の手間などを削減する。

ダッシュボード機能を充実
業務の可視化を推進

「住宅マネージャー」の大きな特徴のひとつが、充実したダッシュボード機能。

社員が「住宅マネージャー」をスタートすると、まずダッシュボードが立ち上がる。このダッシュボードでは、利用する社員のスケジュール、担当する営業案件のリスト、担当する現場の工事進捗状況などが一目で確認できる。

営業案件や工事の担当リストには、その会社の標準的な業務プロセスが示されており、それぞれの案件、工事ごとにその業務フローにそった工程のうち、未着手のもの、着手済みのもの、完了したものが色分けされた状態で確認できる。

例えば、営業案件のリストには、顧客ごとに「問い合わせ」、「来場」、「資料提示」、「相談」、「構造見学会参加」、「資金計画」、「土地探し」、「見積り」、「仮契約」、「本契約」といったように、受注までの工程が示されており、色分けされて今の状況が表示される。

これを見るだけで、どの担当顧客がどこの状態にいるのかを、すぐに確認できるというわけだ。また、こうした情報は管理者も閲覧でき、各社員の案件がどのように進んでいるかを把握できる。

同じように工事の進捗状況についても、標準的な工程ごとに色分けされて表示される。

KSKによると、各部門のプロセスの可視化にこだわってシステム開発を行ったという。可視化することで、迅速に状況を確認でき、作業の漏れやミス、さらには指示の徹底などを図れるからだ。

ダッシュボードに表示されるスケジュールについては、それぞれの社員が自分のスケジュールを入力するだけでなく、関係する工事などのスケジュールが自動で表示される機能も備えている。

新着情報もダッシュボードで確認できる。例えば、「〇〇邸の工事が本日着工します」といった担当物件の情報を日々知らせてくれる。
掲示板では、「〇月〇日に全社清掃を行う」といった全社的な情報を発信できる。

ダッシュボード機能は、「住宅マネージャー」への“入り口”としての機能を担っており、それぞれの担当案件や工事などのより詳しい情報を知りたい場合、ダッシュボードからスムーズに情報にアクセスできるような配慮が施されている。

あわせて、スケジュールや作業の進捗状況が可視化されることで、社員がやるべきことを適切に確認しながら仕事を進められるだけでなく、管理者も全体のマネジメントを行いやすくなるというわけだ。

「住宅マネージャー」を情報プラットフォームとして活用することで、様々な業務に関するデータが一カ所に蓄積されることになる。

こうして蓄積したデータを活用し、経営課題などを分析する機能も「住宅マネージャー」には搭載されている。

例えば、自社の顧客属性を分析し、どのような年齢層から支持を受けているのか、さらには営業スタッフごとの受注傾向なども簡単に分析することができる。こうした分析結果を経営レポートとしてまとめたり、EXCELに出力し、グラフなどを作成することも容易に行えるため、経営会議などで必要になる資料を即座に作成することも可能だ。

会議前に急に資料の提出を要求されても、慌てる必要がなくなる。

また、近年注目を集めているDX(デジタルトランスフォーメーション)への対応を図る上でも分析機能が重要な意味を持ってくる。

業務フローの見直しから
導入支援、保守までをサポート

「住宅マネージャー」を導入する際には、まず現行業務のヒアリングを行い、課題の洗い出しや業務フローの見直しなどを行うことろからスタートする。KSKの担当スタッフのサポートのもと、標準的な業務フローなどを検討していくため、システム導入と同時に業務改革にも着手できる。

次に導入する企業の課題や業務フローに基づき、各種設定などを行っていく。先述したように、幅広い業務をカバーする機能を備えており、利用する企業の業務内容によっては必要ない機能もあるため、事前の設定を行う。また、他のシステムの連携をよりスムーズなものにするための調整なども行い、より使いやすいシステムに仕上げていく。

導入時には導入研修と稼働支援などを行い、全社員が適切に使いこなせるようにしていく。

導入後はシステムの稼働状況の報告や定期的な稼働報告会の開催、メール・電話での運用サポートといったアフターサービスも提供。

こうした導入前から導入後のサポート体制を充実させることで、より効果的な運用を全面的にバックアップしている。

充実の分析機能
経営レポートなどの提出も容易に

日々の入力データを住宅マネージャーで統合することで、経営課題の分析を行い、課題などを抽出することができる。経営に関するレポートなども容易に制作可能だ。

導入前から導入後まで
より効果的な運用を全面的にサポート

電子受発注も可能に
民法改正に考慮した契約書のひな型も用意

電子受発注(EDI)も活用でき、民法改正(債権法)による電子受発注対応に準拠している。また、業界で著名な弁護士監修に基づく契約書のひな型も用意している。電子受発注の導入により、発注・請求業務の大幅合理化、業者様の印紙負担軽減などを図れる。

モバイルアプリの活用も可能

モバイルアプリと連携することで、現場要員の時短による働き方改革を推進できるだけでなく、協力事業者との円滑なコミュニケーションによる生産性向上も期待できる。加えて、二重入力撲滅による情報の正確性担保と効率化といった効果も期待できる。


「住宅マネージャー」で
住宅企業の「働き方改革」と「健康経営」を
強力に推進

KSKは、経済産業省と東京証券取引所が共同で、上場会社の中から「健康経営」に優れた企業を選出する「健康経営銘柄」に2年連続で選定されている(本件選定された上場企業は30業種40社)。「健康経営」とは、健康経営研究会の登録商標。また、経済産業省と日本健康会議が共同で選出する「健康経営優良法人(ホワイト500)にも4年連続で認定された。健康経営の実践においては、システム導入が不可欠であり、導入を機に、社内業務プロセスを大幅に見直したという。

その後、業務やデータを1つのシステム(情報プラットフォーム)に集約する事で業務の標準化を図った。これらの効果は、残業時間を4割以上削減し、健康経営認定に大きく寄与したそうだ。

同社では、この経験を活かし、住宅マネージャーを活用し住宅企業の働き方改革と健康経営を推進していきたい考えだ。


株式会社KSK

〒206-0804
東京都稲城市百村1625番地2
TEL 050-3803-8115
https://www.ksk.co.jp/

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ハウジング・トリビューンVol.631(2021年22号)

特集:

2030年住宅への設置率6割は可能か
初期費用、条件不利地域へのソリューション

国は2030年に住宅での太陽光発電の設置率6割を目標とする考えを示した。
現状の設置率は1~2割とみられ、非常に高い目標と言える。
100万円以上を必要とする「高額な初期費用」や、十分な発電効率を得るのが難しい「条件不利地域」といった課題があるなか、住宅事業者は設置率6割に向けてどのように取り組んでいけば良いのか──。
住宅太陽光発電マーケットの最前線を追う。

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