建材・住宅設備の販売店と工務店をつなぐ受発注システム　TOPPAN ［棟梁の目利き］

TOPPANの提供する「棟梁の目利き」は、建材・住宅設備の販売店と工務店をつなぐ受発注システムだ。
受発注に関する業務を大幅に効率化するだけでなく、ミスの発生防止にも貢献する。

販売店が工務店などから見積り依頼や発注を受ける時に、電話による口頭発注が今でも行われることがある。また、FAX、メールなどで行われることも多いが、双方の認識のズレなどによって異なった商品での見積りが提出されたり、発注ミスが起こってしまうこともある。

結果として、販売店、工務店双方の業務に支障が生じてしまい、「言った・言わない」のトラブルに発展してしまう。

さらに言うと、販売店にとっては、口頭などで聞き取った商品情報から分厚いカタログなどで品番を探し、そこから見積りの作業を行うという手間が発生するので、業務効率と品質という両面でマイナスの影響を及ぼしてしまう。

こうした状況に一石を投じるのがTOPPANの「棟梁の目利き」だ。

複数のメーカーの製品を横断的に確認できるデジタルカタログ閲覧機能と、部材やオプションを直感的に選ぶだけで、正しい品番を選定する自動品番生成機能を備えている。

自動品番生成機能では、組み合わせが不可の部材やオプションを選択できないようになっており、「発注後にメーカーからの指摘で組み合わせが不可であることが分かった」という事態を回避できる。こうした手戻り作業を減らすだけでも、大幅な効率化に貢献する。
電話やFAX、メールなどの発注方法を「棟梁の目利き」に一元化することで、仕様決めから見積り、受発注、納期回答までの工程を簡単かつ正確に完結できる。さらに、案件ごとに情報を一元管理し、販売店と工務店の双方で情報共有できるため、「言った・言わない」というトラブルの回避につながる。

システム利用料は販売店1拠点で月額9万5000円（税別）で、工務店へ無料で配布できる50IDが付いてくる。IDを提供された工務店は、無料で「棟梁の目利き」を利用できるというわけだ。

【インタビュー】業務時間の8割を使っていた見積り業務を大幅に削減

大阪府堺市のダイコクは、1998年に住宅機器・建材・木材のプロショップとして創業して以来、豊富な商品知識と安心価格を武器に地域の工務店、大工、リフォーム店などから高い信頼を得ている。DXによる業務効率化にも積極的に取り組んでおり、最近では
TOPPANの「棟梁の目利き」を導入している。現場目線での導入の目的などを、葛城承広 副店長と甲斐田恭大 副店長に聞いた。

聞き手
TOPPAN 生活・産業事業本部 環境デザイン事業部 第一営業本部 第三部2チーム
古澤 潤一 主任
祢津 里紗子 氏

─日々の業務の中で、どのように見積りの作成を行っているのでしょうか。

葛城　工務店さんなどから図面をもらって、そこから寸法などを拾い出しながら、カタログで商品を探して、品番を書き出していくという作業を行っています。

電話やLINEなどで見積り依頼がある時もありますし、カタログを持参して来店されて、「これの見積りをお願いします」と言われることもあります。点数が少なければ、その場で見積りを提示できることもあります。

メーカーなどが提供しているシステムを使うと、品番を自動で拾い出すことができるのですが、複数のメーカーの品番を探していこうとなると、結局はカタログから拾った方が早いとなってしまいます。
甲斐田　例えば建具だけなら、早ければ30分くらいで拾い出すことができますが、そこに外壁などの他の部材も一緒になると、それなりの時間が必要になります。

また、メーカーのシステムを上手く活用できない担当者の場合、メーカーに見積りを依頼することもあります。システムを使える担当者であっても、モノによってはメーカーに見積り依頼をお願いするものもありますが、そうなると見積りを提出できるまでに1、2日かかってしまうこともありますね。

工務店さんもできるだけ早く施主様に見積りを提示したいでしょうから、我々としてもできればメーカーに依頼することなく見積りを作成したいと考えています。

葛城　メーカーのシステムについて、見積りを作成するまでの事前設定のやり方もメーカーによってバラバラなので、複数のメーカーのシステムを使いこなすというのはそう簡単ではありません。

メーカーに見積りを依頼した場合、送られてきた見積りに間違いがないかを確認する作業も発生するのですが、そこでもある程度の時間がとられてしまいます。

また、土曜日などに見積り依頼があると、メーカーが営業していない場合があり、さらに時間がかかってしまうということもあります。その結果、工務店さんを待たせてしまうこともあります。このあたりも改善できればと考えています。

甲斐田　従来のやり方だと、やはりミスが発生する確率も高くなってしまいます。文字や数字で品番を入力するので、一桁間違えると全く違う商品になってしまいます。場合によっては、古いカタログを元に見積り依頼を頂くこともあります。その商品が既に廃番になっていたり、品番が変わっていることもあるので、手戻りが発生してしまいます。

葛城　組み合わせが不可の商品を発注してしまうこともあります。メーカーに発注してから、そのことに気付いて、もう一度、工務店さんと打ち合わせを行うということも少なくないです。

甲斐田　納品前に気付けば、まだラッキーです。場合によっては納品されてから分かることもありますから。「棟梁の目利き」では、こうした事態を防ぐために、組み合わせが不可のものは選択できないようになっているので、助かります。

ミスを防ぐには経験を積むしかないという状況を打破

─そういったミスを防止するために、どのような対策を講じているのでしょうか。

甲斐田　もう経験を積むしかありませんね。「以前にもミスをした組み合わせだな…」というように、失敗から学んでいるという感じです。

葛城　失敗して逆に工務店さんとの関係を築ける場合もあるのですが、できればミスは防ぎたいですね。若い社員が入ってきても、経験をするまで同じミスを繰り返す心配もあります。当社の取寄せ品については、手書きの品番を見ながら商品を探してきてトラックに積むという作業が発生するのですが、品番が間違っていると、いくら探しても見当たらないということにもなります。ここでも時間のロスが発生します。

業務効率化で生まれた時間で「売る」に集中

─「棟梁の目利き」を実際に使ってみた感想はどうですか。

甲斐田　かなりシンプルで使いやすいですね。カタログを見ることなく、タッチするだけで品番が分かりますので誰でも使えるシステムだと思います。

葛城　今後の機能アップを含めて、「棟梁の目利き」を使いこなすと、もうこれがないと仕事ができないという状況になるのではないでしょうか。

甲斐田　見積りの作成に業務全体の8割くらいの時間を使っていました。「棟梁の目利き」を使うことで、そこの部分が大幅に削減できるという感じがしています。

それだけの業務時間が削減されれば、例えば店舗のディスプレイを変更したり、季節のおすすめ商品の販売強化に向けた業務に時間を割けるようになると思います。

─まさに「売る」部分に集中できるようになるというわけですね。

甲斐田　そうですね。これまでは、どうしても店舗をどうするかということが後回しになることがありました。

また、「早く見積りを出してくれる」ということに価値を見出してくれる工務店さんも多いので、売上という側面でもプラスになると思っています。

─「棟梁の目利き」を導入した後の工務店の方々の反応はどうでしょうか。

甲斐田　まだIDを配布した数は少ないのですが、分厚いカタログから商品を探す必要がなくなるという点で喜ばれています。

また、繰り返しにもなりますが、まずは早く見積りを入手できるということは、工務店さんにとってもメリットになるのではないでしょうか。しかも無料で使えますから。

また、工務店さんが施主様と一緒に「棟梁の目利き」を見ながら仕様を決めることで、施主様と工務店さんとの間での「言った・言わない」も防ぐことができます。

─「棟梁の目利き」では簡易のプレゼン資料を作成する機能もあります。こうした機能を上手く活用すると、工務店さんにとってもメリットがあると考えています。それ以外の機能についても、随時、拡充していく予定です。是非、今後ともご活用ください。本日はありがとうございました。

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若い人材のためにもツールを活用し働きやすい環境を

ダイコク
上川 淳也
代表取締役

ある新聞でTOPPANさんの「棟梁の目利き」のことを知り、すぐに問い合わせを行いました。詳しい話を聞く中で、「これは業務の効率化につながる」と感じました。

我々の業務は、時間の大半を“探しモノ”に使っています。工務店さんなどから見積りの依頼があれば、カタログで品番を探し、それを記入し、間違ってないかを確認しながら見積りの作成業務を進めていく。この時間を短縮することができれば、一気に業務負荷を減らすことができると考えたのです。

“探しモノ”だけでなく、情報を入力する手間も省けます。「棟梁の目利き」を上手く活用すれば、キーボードでメーカー品番を打ち込むという作業はほとんどなくなるはずです。

人材不足が深刻化する中で、若い人材が働きやすい環境を整備していくことが、これまで以上に経営者の重要な役割になってきています。それだけに、「棟梁の目利き」のようなツールを活用し、不必要な“探しモノ”を行う時間を極力減らしていきたいと考えています。

TOPPAN株式会社
生活・産業事業本部 環境デザイン事業部 「棟梁の目利き」事務局
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