商談からアフターまでを網羅する工事情報管理ソリューション

システムサポートの建築業向け工事情報管理システム「建て役者」は、2025年2月で20周年を迎える建築業界を代表するDXツールのひとつ。
導入社数は720社以上にも達しており、定着率96.1％という数字からも高い評価を得ていることが分かる。

オールインワンパッケージで建築業界のDXを支援

建て役者は、商談から工事、アフターサービスまで、建築業界の全ての業務をカバーするオールインワンパッケージ型のツールである。

営業部門では、顧客管理、商談管理、見積管理、契約管理といった機能が用意されており、顧客に関する情報を一元的に管理することができる。

工事部門が活用する機能としては、実行予算、発注・支払、工程管理、追加工事などの情報を管理できる。
アフターサービスについては、点検予定などを登録することで、予定間近の点検予定などを通知してくれる機能を備えている。

さらに入金管理や売上管理といった経理部門が活用する機能もある。

それぞれの部門で入力した情報は一元的に管理され、リアルタイムに情報が更新されていくため、経営判断を行う際の材料などとしても活用できるというわけだ。

ポータル機能「Myホーム」で“やるべきこと”などを簡単に把握

建て役者の最大の特徴が、「Myホーム」と呼ばれるポータル機能だ。

Webサイトのポータルサイトのようなイメージで、業務に関する様々な情報を確認することができる。

「Myホーム」で自分に必要な情報を確認すると、そこを入り口として各案件の進行状況や入金状況といった詳細情報にアクセスできる。

また、アラート機能でやるべきことを知らせる機能も備えている。例えば、見積もりを提出してから1カ月経っても情報が更新されていない顧客について、アクションをするように促すためにアラートを通知するというわけだ。

どのようなタイミングでアラートを出すかは事前の設定で決めることができる。

部署や個人を特定し情報を発信することも可能だ。こうした機能を活用することで、受注機会損失の抑制につながる。

帳票を自由にカスタマイズ可能に
標準機能の充実でコスト負担の軽減へ

システムサポートでは、建て役者の20周年をひとつの契機として、標準機能を充実させることで、利用者のコスト負担を軽減する方策を打ち出している。

これまでの建て役者には複数のプランがあり、利用者の要望に応じて柔軟にカスタマイズを行うことが特徴でもあった。

今後もカスタマイズニーズには幅広く対応していく一方で、複数のプランを廃止し、標準機能がすべて使えるスタンダードプランをベースとして、標準機能を充実させていく。

その第一弾として、新たに「オリジナル帳票機能」を追加した。

これまでのシステムでは、オリジナルの見積書などを作成・出力するために、システムサポートが個社別に依頼を受けカスタマイズを行っていた。この場合、コストだけでなく、期間も２～３カ月かかることがあったという。

新たに追加した「オリジナル帳票機能」を使えば、利用者自らExcelで自由に帳票をカスタマイズすることができ、コストや多くの時間をかけることなくオリジナルの帳票を簡単に作成できる。

今後は標準機能のバージョンアップや機能追加を重ねることで、利用者が常に最新のシステムを利用できるようにしていく方針だ。

オプション機能や他社システムとの連携を拡充
電子受発注にも対応

標準機能の強化を図ると同時に、システム自体に手を加えることなく、個別のニーズに対応していくためにオプション機能の充実や他社のシステムとの連携も進めている。

ここにきてニーズが高まっているオプション機能が電子受発注機能だという。建て役者で作成した発注・請求・支払業務を電子化したものを、瞬時に取引先に送信できるというものだ。

発注を受けた取引先は、クラウド上で依頼内容などを確認し、ボタン一つで意思表示を示すことができ、オンライン上で契約が完了する。

また、完了報告や請求もオンライン上で完結する。なお、この電子受発注システムはJIIMA認証取得済みで、電子帳簿保存法にも対応している。

これまでは電話での口約束などで受発注を行うこともあったが、法制度の強化や資材高騰によって利益管理の徹底が求められるなかで、協力業者との受発注業務を見直さざるを得ない状況が訪れている。

こうした状況もあり、電子受発注に踏み切る工務店なども増えてきている。

ある工務店では、全ての協力業者に電子受発注機能の導入を促し、独自の説明サイトまで立ち上げて利用の徹底を図っていったという。その結果、自社の業務が飛躍的に効率化しただけでなく、協力業者への支払いが翌月・翌々月払いから当月払いに統一することに成功したそうだ。

LINE WORKSとも連携
外出先での情報更新や顧客コミュニケーションも

LINE WORKSとの連携も図っている。LINE WORKSに建て役者botが商談や点検の予定などをプッシュ通知したり、取引先とのチャット形式のコミュニケーションを行い、その結果を基にしながら建て役者の情報を更新することもできる。

外出先で建て役者のMyページを開くことなく、LINE WORKSで予定や確認事項、さらには情報更新などが行えるというわけだ。

営業担当者のLINE WORKSと顧客が使っているLINEでトークルームを作りコミュニケーションを図ることも可能であり、顧客とのつながりを維持しながら、受注につなげていくといった業務にも活用できる。

また、クラウドサインとの連携も図っている。クラウドサインは、WEB完結型のクラウド契約可能なシステム。建て役者で作成した契約書をクラウドサインを通じて契約するため、契約締結までのスピードアップやコスト削減といった効果をもたらす。

発売から20年を迎える建て役者。これまでの強みであったカスタマイズ性を維持する一方で、標準機能の強化と他社システムとの連携を進めていくことで、より使いやすいDXツールへと進化していこうとしている。

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当社の建て役者については、おかげ様で2025年2月に発売20周年を迎えます。まだまだオリジナルの基幹システムを使うケースが多かったなかで、ブラウザ型のオールインパッケージ型のシステムを開発し、これまで数多くの企業様にご採用頂きました。

パッケージ型のシステムとは言っても、「100社100通りのシステムを提供する」という方針のもと、利用者の方々の声を反映しながら、多様なカスタマイズにも対応してきました。ある意味では、オリジナル開発の基幹システムとそん色ないくらい、企業様の業務内容などに寄り添ったシステムを提案してきました。

その一方で、利用者の方々のなかには、カスタマイズによるコスト増などを懸念する企業様もいます。また、SaaS型のツールが一般化するなかで、従来通りのカスタマイズニーズへの対応力は維持しつつも、標準機能を強化していく方がユーザーの方々のためになるのではないかと考えました。

そこで、20周年をひとつの契機として、カスタマイズありきではなく、可能な限り標準機能で幅広いニーズに対応できるようにしていきます。その取り組みの第一弾として、オリジナル帳票機能を追加しました。

標準機能の強化とともに、オプション機能の追加や他社のシステムとの連携も進めていきたいと考えています。標準機能を活用することで、他社のシステムとの連携も図りやすくなり、可能性も広がります。こうした取り組みを通じて、標準機能でも幅広いニーズに対応できる状況を創造していきます。

その一方で、ユーザーの方々のニーズを汲み取りながら、時には業務の進め方などに関するご提案などを行い、業務効率化のための解決策を一緒になって見つけていきたいとも考えています。建て役者の20年の歴史のなかで、業務効率化に関する実例も見てきました。こうした実績も活かしながら、より多くの建築業者の方々のDXを支援していきます。

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