「終わってみたら赤字」を回避　カスタマイズ性にも優れた統合管理・支援システム　メイズ「i-Reform」

メイズの「i-Reform」は、リフォーム業務の統合管理・支援システム。顧客管理から見積管理、入金管理、工事台帳管理、引合管理、請求支払管理、売上利益管理、契約・売上レポートといったリフォーム業務全般に関する情報を共有することで、「終わってみたら赤字」といった状況を回避する。

売上はあるのに予想より利益が少ない、従業員が増加して管理が行き届かなくなってきている、部門間での情報共有ができずにクレームが多発している‥‥。こうしたリフォーム事業に関する悩みを解消するためにメイズが独自に開発したのが「i-Reform」だ。

ソフトウェア開発などを得意とするメイズだが、2010年1月から「i-Reform」の販売をスタートしている。もともとはあるリフォーム会社から依頼され、リフォーム業務のための基幹システムの開発に携わったことが、「i-Reform」の開発のきっかけになっているという。そのリフォーム会社との話のなかで、リフォームビジネスの実態を把握し、それをもとにリフォーム業に特化した統合管理・支援システムを開発したという。そのため、リフォーム業務の現場の実態に即したシステムであることが、「i-Reform」の特徴のひとつになっている。

顧客情報にあらゆる情報を紐づけ
全ての部門での情報共有を可能に

「i-Reform」は、顧客情報にあらゆる情報を紐づけていく建付けになっている。顧客情報の下に物件情報、物件情報の下に引合情報、引合情報の下に見積情報といった形で、あらゆる情報が蓄積されていく。
蓄積していく情報は、顧客情報にはじまり、引合、見積、工事、入金、発注、支払い、売上利益まで、一気通貫で関連する情報の入力・管理・蓄積が行える。

例えば、顧客管理情報では、過去の工事や問い合わせ内容や見積の履歴などを確認でき、家族構成などが分かるようにしておくことも可能だ。

そのためリピート受注時などに、過去の工事履歴などを簡単に確認でき、属人化しやすいリフォーム業務を仕組みとして管理していくことが可能になる。また、イベント時の効果的なマーケティング戦略なども検討しやすくなる。

2つの“関所”で原価などを管理
承認の徹底で適切な利益確保を促す

工事台帳管理では、実行予算・発注・受入・完工のそれぞれのタイミングで進行中の現場の粗利を把握できるようになっている。

「工事が終わって積算してみたら赤字だった…」という状況が新築以上にリフォームでは発生することが多い。当初の見積から追加工事が発生し、その分の経費を施主に請求できずに、利益が無くなってしまう…ということも少なくない。

こうした状況を回避するために、「i-Reform」では2つの“関所”を設けている。具体的には、見積から工事台帳、工事台帳から発注というフローの間に承認機能を設けているのだ。

見積に関する承認を上役が行わない限り、次の工事台帳の情報を記入することができない。結果として、無理な値引きを行った見積などがチェック無しに提出されてしまうといった事態を回避できる。

また、工事の途中で追加工事などが発生した場合、工事台帳に記入し、その内容を承認されない限り発注を行うことができない。承認を行う際に、自社のミスによる追加工事なのか、それとも施主に追加予算をお願いすべき工事なのかを判断することで、「終わってみたら赤字…」という状況を無くすことができる。最終利益などの数字は追加工事の内容を記入した段階で自動更新されていくため、最終の利益率などを確認しながら工事を進めることができるというわけだ。

この点も「i-Reform」の大きな特徴となっている。

i-Reformの特徴

自社の業務フローなどに応じて
自由にカスタマイズ

「i-Reform」は、ライセンス販売とクラウドでの販売を行っており、ユーザー数が一定以上になる場合はライセンス販売の方が経済的なメリットは大きくなる仕組みになっている。

また、メイズがシステム開発を得意としていることもあり、ユーザーの使用状況や業務フローに応じてカスタマイズすることも可能だ。現在使用している見積書のフォーマットを使用するといった軽微なカスタマイズから、特別な機能を追加するといったものまで、柔軟に対応することができる。最近では電子受発注のためのシステムとの連携を図るといったニーズも増えてきているという。

データに基づく経営の実践を支援

「i-Reform」の売上利益管理機能では、売上や利益の情報をリアルタイムに把握できる。また、契約・売上レポートという機能も備えており、例えば店舗ごとの予算達成状況や社員ごとの営業成績などをリアルタイムに集計し、マネジメント業務を支援する。

いまだに昔ながらの勘や経験に基づく経営を行うケースが多いリフォーム業界だが、事業規模の拡大に伴いこうした経営手法によるデメリットも大きくなってしまう。例えば、赤字案件が増えていけば、最終的には経営の根幹を揺るがすことにもなりかねない。こうした事態を避けるために、日々の業務に関する情報をデータとして見える化し、それを経営へと生かしていくことが求められている。「i-Reform」を利用すれば、こうしたデータ経営の第一歩を踏み出すことにもつながる。
「i-Reform」で集約した情報を経営に活用し、さらなる業務拡大へとつなげていく。データ経営を推し進める上でも、「i-Reform」は強力な武器になりそうだ。

i-Reformなら

i-Reformは、リフォーム業にフォーカスした業務統合管理・支援システム