色・仕様決めの打合わせを40％削減　顧客満足度もUP

住宅の提案業務のなかでも、特に多くの時間を費やすのが色や仕様決めの作業ではないだろうか。建材や設備機器のカタログや見本、サンプル、さらにはメーカーのショールームなどを利用しながら、顧客とのイメージをすり合わせていく。住宅事業者にとっても、施主にとっても骨の折れる作業だ。

また、多くの時間を費やし色や仕様を決定し、着工、引渡しとなった段階で、「打合わせで決めた通りの仕様になっていない」といったクレームが発生することも少なくない。何度も打合わせを行うなかで、住宅会社、施主の双方の伝達ミスなどによって、「言った・言わない」問題に発展し、「時間をかけた割に引渡し後の顧客満足度は低かった」ということもある。

色や仕様決めの打合わせ業務を効率化し、なおかつ顧客満足度を高める―。

一聴すると相反するような課題をクリアするツールとして注目を集めているのが、リフィードの仕様決めシミュレーター「イエプロ」だ。

自社の仕様を整理する機会に

「イエプロ」で仕様決め打合わせを行うには、仕様決めを行うためのシミュレーターをつくる必要がある。まずは自社の住宅シリーズごとに建材や設備機器などの選択肢の情報や画像などを登録していく。

例えば、システムキッチンの中で変更できる水栓の画像や情報を選択肢として登録する。その際に差額が発生するものなどはオプションとして金額を登録しておけば、選択する度にリアルタイムで金額が表示され、予算のある施主にとっても分かりやすい。

この仕様情報の登録作業を行うために、専門のアドバイザーによる支援を行っている。登録方法の説明だけでなく、自社の仕様をどのように登録すると打合わせがスムーズかなど住宅業界での実務経験があるアドバイザーが相談に応じているという。

住宅事業を長年続けるなかで、気が付くと仕様や色などのバリエーションが増え、業務効率を下げているということがある。

また、選ぶ側の施主にとっても、あまりにも選択肢があり過ぎて仕様決めが終わったころにはへとへとになっている「施主の仕様決め疲れ」も昨今よく耳にする。「イエプロ」を導入することで、仕様や色などを整理し、あまり人気がないものを統廃合する機会が生み出される。この点も「イエプロ」導入の大きなメリットだと言えそうだ。

提案業務の標準化にも貢献し、すべての情報をクラウドで共有

提案業務の標準化にも貢献する。「イエプロ」内で仕様などが整理されることで、経験が浅い担当者であっても、流れに沿って仕様決め打合わせ業務を行えば、もれなく進行することが可能。必要な資料をシミュレーター作成時に登録できるので、商品特徴などはそれを見ながらスムーズに説明が行える。
担当者によって提案する仕様の幅がバラバラであったり、商品説明スキルのクオリティに差が出てしまうという状況が解消され、住宅会社として統一されたクオリティで施主に満足感を与えることができる。

仕様決めした内容はクラウドに保存され社内で共有でき、打合わせ内容のメモや仕様変更履歴なども記録できるようになっている。これによって引渡後の「言った・言わない」などによるトラブルを防止できる。

さらに、社内の仕様決めの目標期間を設定する機能も備えており、目標期日が近づいているとアラートでお知らせ。すべての案件の進捗が管理画面で一目でわかる。また仕様決めと同時に差額見積書・プレゼンシート・仕様書などがボタン一つで自動作成され、打合わせが終わった後に時間をかけて資料作成する必要がなくなるということだ。

こうした機能を活用することで、打合わせ前の資料作成からカタログの準備、打合わせ、見積やプレゼンシートの作成といった業務を削減可能。同社によると、1週間かかっていたものが1〜2時間で完了することができ、仕様決め業務を約40%も減らすことも可能だという。

施主利用機能でデジタルネイティブ世代に選ばれる住まいづくりを実現

施主利用機能を利用すると、施主が自宅などでじっくりと仕様などの検討が可能になる。

施主利用機能には、予習モードと仕様決めモードという2つのモードがある。予習モードでは、事前にキッチンなどの商品情報を確認し、「お気に入り」を選ぶことができる。「お気に入り」に登録した仕様は、住宅会社とも共有されており、担当者の事前準備にも役立つ。

仕様決めモードは、施主が自ら仕様を決めることができるもの。家族だけで落ち着いて話し合いながら仕様を決めることで、住宅会社との打合わせ回数を減らすことができる。施主専用の画面でも仕様の選択肢を変更すると差額見積り額もリアルタイムに変更されるので、予算がある中での理想の家になるようにじっくり検討することが可能だ。

例えるなら、自動車やパソコンなどを購入する際に、ネット上で性能や色など変更し、価格の増減を確認しつつ、購入するものを絞っていくような感覚で、仕様決めを行うことができる。

インターネットで情報を収集するだけでなく、購入する商品を選択し、購入するという消費行動を日常的に実践しているデジタルネイティブ世代。これからの住宅市場の主役となる若い世代は、こうした住まいづくりを求めているのかもしれない。